Fast täglich gibt es neue Informationen, Regelungen und Änderung in den Abläufen, die an die Mitarbeitenden kommuniziert werden müssen. Häufig sind nicht alle von den entsprechenden Informationen betroffen und erhalten dadurch für sie nicht relevante Informationen. In der Flut an E-Mails können dadurch wichtige Informationen, die einen persönlich betreffen, leicht untergehen. Das führt zu zahlreichen Rückfragen bei Verantwortlichen, die durch das Krisenmanagement bereits mehr als ausgelastet sind und zu einer noch höheren Arbeitsbelastung. Dies zeigt sich bspw. daran, dass häufig ähnliche Fragestellungen genannt werden oder solche, die bereits in einem Rundschreiben beantwortet wurden.
Dazu kommen die Unsicherheit und Ängste der Mitarbeitenden in dieser schwierigen Situation. Durch die dezentrale Struktur sowie zahlreiche geschlossene Geschäftsbereiche und die Arbeit im Homeoffice, fühlen sich Mitarbeitende möglicherweise "weit weg" vom aktuellen Geschehen und es entsteht das Gefühl, nicht ausreichend informiert zu sein, oder nicht alles mitzubekommen.
Um dieses Problem zu lösen, wünschen wir uns eine Online-Anwendung und/oder App, die es ermöglicht, Einrichtungsinformationen intern, nach Themen und/oder Geschäftsbereichen, sowie bereichsübergreifend zur Verfügung zu stellen.
Die Mitarbeitenden sollen die Möglichkeit erhalten, die für sie relevanten Themen zu abonnieren und über eine Push- oder E-Mail-Benachrichtigung informiert werden, wenn es Neuigkeiten für den jeweiligen Bereich gibt. So werden die Informationen gebündelt und erreichen die, die es wirklich betrifft und/oder interessiert und der Mitarbeitende hat die Möglichkeit, sein individuelles Informationsbedürfnis zu befriedigen.
Ein entscheidendes Kriterium für das Tool ist, dass das Einstellen der Informationen schnell und einfach erfolgen muss. Zudem muss es individuell auf die Einrichtungsstruktur anpassbar sein, d.h. Möglichkeiten zur Untergliederung und Strukturierung geben. Auch eine Suchfunktion muss vorhanden sein. Ggf. ist auch eine Art Life-Ticker, wie bei Nachrichten-Apps, oder optional ein Forum für Fragen und Austausch der Mitarbeitenden sinnvoll.