Eine ehrenamtliche Betätigung in einem Verein muss nicht vollkommen unentgeltlich sein (Siehe FAQ: Vereinbarung zur Ehrenamtspauschale). Konkreter Aufwendungsersatz ist grds. immer möglich (z.B. Reisekosten, Porto, Telefongebühren etc.). Belege für die Aufwendungen sind dem Verein vorzulegen. Grundsätzlich möglich ist auch:
- ein pauschalierter Aufwendungsersatz der die mit der Tätigkeit zusammenhängenden Aufwendungen gerade abdeckt oder nur unwesentlich übersteigt, oder
- die Aufwandspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG (siehe FAQ: Vereinbarung zur Ehrenamtspauschale), die neben dem Ersatz von Aufwendungen auch einen Ausgleich für den zeitlichen Aufwand darstellen kann. Sie beträgt derzeit EUR 720,00).
Eine ehrenamtliche Betätigung muss nicht völlig unverbindlich sein. Der Verein und die bzw. der Ehrenamtliche können sich auf „Spielregeln“ für die konkrete ehrenamtliche Tätigkeit einigen, z.B. mit folgendem Vereinbarungsmuster:
Muster für eine Vereinbarung über ehrenamtliches Engagement
Zwischen (gemeinnütziger Verein)
und Frau / Herrn (Name, Adresse, Telefonnummer etc.)
wird folgendes vereinbart:
- Frau/Herr ... nimmt ab dem ... eine ehrenamtliche Tätigkeit für den Verein wahr.
- Aufgabe und Zweck des Vereins ist .... Dies wird insbesondere verwirklicht durch ...
- Frau/Herr ... wird ... (Tätigkeit umschreiben). Sie/Er will damit nicht erwerbsmäßig tätig werden, sondern vielmehr ... (Motiv benennen, ideelle oder karitative Zielsetzung konkretisieren).
- Frau/Herr ... ist in der zeitlichen Gestaltung der ehrenamtlichen Tätigkeit grundsätzlich frei. Um eine optimale Durchführung der ehrenamtlichen Tätigkeit zu ermöglichen, empfiehlt es sich jedoch
in der Zeit von __________ bis __________ anwesend zu sein.
die Einsatzzeiten jeweils mit dem Verein vorher festzulegen.
- Verstößt die konkrete Durchführung der ehrenamtlichen Tätigkeit gegen Interessen des Vereins, kann dieser die Vereinbarung (mit einer Frist von ... zum ...) schriftlich kündigen.
- Frau/Herr ... kann die ehrenamtliche Tätigkeit jederzeit beenden, soweit dadurch nicht Interessen des Vereins erheblich beeinträchtigt werden. Einer schriftlichen Kündigung bedarf es nicht. Die Beendigung sollte jedoch mit angemessener Frist vorher dem Verein angekündigt werden, damit sich dieser rechtzeitig um die Fortführung der Tätigkeit durch eine andere Person bemühen kann.
- Als Auslagenersatz erhält Frau/Herr ... für ... (z.B. Benutzung des privaten PKW oder des Telefons o.ä.) ... EUR (Pauschale oder Einzelbeträge je Kostenart).
Ort, Datum: ____________________
___________________________________ ___________________________________
(Unterschrift des Vereinsvertreters) (Unterschrift des/der Ehrenamtlichen)