Wöchentlich melden sich tausende Freiwillige/Ehrenamtler/innen bei Vereinen wie der Berliner Tafel, um ihre Mithilfe anzubieten.
Derzeit wird je nach Zulauf meist von Woche zu Woche geplant und die Kommunikation läuft häufig via E-Mail ab.
Angebote Verfügbarkeiten, Präferenzen und Ausnahmen müssen in mühseliger Einzelarbeit von den Koordinatoren/innen der Tafel aus den Mails herausgefiltert werden, um anschließend die Ehrenamtler/innen für Aufgaben, wie unter anderem das Sortieren von Lebensmitteln, Packen von Taschen und Ausfahren von Lebensmitteln einzuteilen.
In einem möglichen Planungstool sollten Ehrenamtler/innen direkt ihre Verfügbarkeit und präferierten Tätigkeiten bzw. Zeiten, sowie Arbeitspartner eintragen können.
Weiterhin sollte den Tafel-Koordinatoren/innen im zweiten Schritt automatisiert ein Einsatzplan vorgeschlagen werden, der final noch individuell angepasst und bestätigt werden kann. Das Tool sollte weiterhin Einstellmöglichkeiten, wie bspw. einer ausgewogenen Einteilung der zu Verfügung stehenden Ehrenamtler/innen oder der präferierten Einteilung gewisser zuverlässigen Stammkräfte, anbieten. Das Tool sollte möglichst user-freundlich und ohne die Registrierung mit einem Account auf einer Plattform gestaltet sein, um weiterhin einen hohen Zulauf an Hilfskräften zu gewährleisten. Weitere Features, wie die automatische Benachrichtigung aller eingeteilter Ehrenamtler/innen bei Bestätigung des Einsatzplanes wären zusätzliche Add-Ons.
Ein solches Planungstool würde zu einer große Erleichterung und Zeitersparnis aller Koordinatoren/innen im Freiwilligendienst führen.